L’innovation numérique et les nouvelles technologies se sont massivement démocratisées ces dernières années, bouleversant l’organisation, les procédures ainsi que les comportements des entités institutionnelles. Le changement est là! Il s’est enraciné dans les mœurs, comme il l’a toujours fait depuis la nuit des temps, poussant les sociétés, les communautés et finalement les hommes à évoluer pour qu’ils s’adaptent. C’est dans ce contexte qu’est apparue la transition numérique. Cependant, le train de l’évolution a eu beau tirer le signal d’alarme, l’employé du chemin de fer a eu beau battre le rappel, les moteurs ont eu beau chauffer, certains passagers ne sont toujours pas monté à bord… mais il n’est jamais trop tard pour prendre le train en marche.

L’univers du digital a atteint un niveau suffisant de maturité pour représenter aujourd’hui un véritable enjeu pour les sociétés. Les secteurs dont les métiers subissent cette transformation doivent s’adapter, sous peine de ne plus être en mesure de répondre aux nouveaux besoins de leur clientèle. La “transition numérique” est pourtant un processus qui, une fois bien assimilé peut être abordé de la façon la plus pérenne qui soit pour votre organisation.

On pourrait définir le phénomène de la transition numérique comme une initiative du gouvernement visant à aider et à accompagner les TPE et les PME qui souhaitent améliorer leur compétitivité en assimilant, en maîtrisant et en intégrant les nouvelles technologies de l’information et de la communication au sein de leur structure.

Quels enjeux pour les entreprises

Un utilisateur qui recherche une information, un produit ou un service s’attend à trouver, à comparer et à accéder aussi facilement que rapidement aux meilleurs résultats. Vous devez donc offrir à votre public l’expérience la plus intuitive et ergonomique possible afin de permettre à ce dernier de trouver en moins de 3 clics les informations qu’il recherche sur votre site ou votre application.

Comment aborder ce changement

Analyse de l’existant

Effectuer un audit du système d’information de votre société s’avère très utile afin d’évaluer les points qui devront être amélioré pour que cette transition s’opère efficacement, sans que cela ne perturbe votre activité. Rappelons que l’objectif reste ici d’améliorer vos procédures et l’organisation de votre système d’information.

Optimisation

Une fois la cartographie du fonctionnement de votre système d’information terminée, ses points faibles pourront facilement être identifiés et isolés. Vous devrez en toute objectivité vous interroger sur la nature des éléments qui ralentissent ou paralysent le développement de votre organisation. A partir de là deux choix s’offrent à vous :
– Vous considérez que ces points faibles ne sont en fait que des lacunes qui peuvent être comblées et se transformer en atout. Dans ce cas, vous opterez pour une stratégie de refonte partielle du poste concerné afin de migrer vers des solutions de substitution.
– Vous constatez en toute objectivité que ces points faibles nuisent à votre évolution et que le fait d’y consacrer du temps et de la ressource (budget) n’apportera aucune valeur ajoutée à votre offre ou à votre fonctionnement.

Quoiqu’il en soit, par mesure de sécurité, la sauvegarde de l’intégralité de votre système d’information devra être réalisée en amont afin de garantir sa parfaite restitution si besoin.

La gestion des factures et devis

La tenue d’une bonne comptabilité nécessite une bonne organisation, une rigueur à toute épreuve ainsi qu’un capital temps important. Les devis, les factures, les avoirs, les notes de frais doivent être numérisées, indexées, classées et archivées afin de permettre une parfaite restitution lors de la révision des comptes, de l’édition du bilan comptable et de la liasse fiscale.

Des outils de gestion et d’édition de factures vous assureront un format professionnel, la présence des mentions obligatoires, un suivi et une traçabilité de la numérotation.

Les plateformes de stockage vous permettent de conserver, consulter, partager et collaborer sur les documents de votre société. Les offres de solutions de dématérialisation exploitants le cloud sont très abordables et très efficaces. Vous pourrez accéder à vos données à partir de n’importe quel poste de travail et/ou périphérique de façon totalement synchrone.

Dématérialisation

La dématérialisation des factures devient une obligation avec un échéancier variable selon la taille des entreprises :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Outre cet aspect légal, la dématérialisation offre de nombreux avantages aux entreprises comme aux administrations :

  • réduction des coûts (impression et envoi postal)
  • diminution de l’empreinte carbone
  • suppression des manipulations de documents « papier »
  • diminution des temps de traitement
  • garantie de remise des documents
  • fluidité des échanges

La démarche de dématérialisation des factures est un gage de compétitivité et constitue un avantage concurrentiel par rapport à ceux qui tardent à s’y conformer (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics). C’est également un atout non négligeable en matière de communication (exemplarité, image et notoriété). Toutefois, qu’il s’agisse de format PDF ou encore de signature électronique, Il existe un cadre légal à respecter lorsque que l’on s’inscrit dans un chantier de dématérialisation. Il est donc recommandé de solliciter l’intervention de spécialistes.

La sécurité de vos données

Les données de votre entreprises sont extrêmement importantes et doivent conserver un caractère confidentiel. Il est impératif de les conserver à l’abri de toutes tentatives d’accès par des individus mal intentionnés. Il en va de la sécurité de votre activité.
Heureusement, il existe des moyens très simples pour se prémunir contre ce genre de désagréments. La planification de sauvegardes régulières de vos données sur un serveur sécurisé, est une bonne solution. Assurez-vous au préalable que l’hébergeur du serveur de sauvegarde puisse vous garantir une sécurité sans faille contre les intrusions, les dégâts matériels, les incendies, dégâts des eaux, etc..

Mettre en place un plan de restauration de données est impératif afin de vous assurer que l’ensemble des données pourront être récupérées si besoin.

La maîtrise de votre image

“On met des années à fidéliser un client, mais il ne faut que quelques minutes pour le perdre définitivement”
Entretenir l’image de l’entreprise sur web est capitale, la démocratisation de l’usage des réseaux sociaux permet aujourd’hui aux clients de partager leurs expériences lors de l’achat d’un service, d’une prestation ou d’un produit. C’est à double tranchant pour la société qui désire rester compétitive sur un marché ou la qualité et la satisfaction du client sont les maîtres mots. En effet, si une bonne une prestation ou une bonne recommandation peut vous attirer de nouveaux clients, l’inverse peut vous en faire perdre autant et plus encore, sans compter le nombre de concurrents prêt à récupérer et à profiter du fruit de vos erreurs. Sachez qu’un client perdu dans la majorité des cas l’est définitivement, impactant directement le volume de vos commandes si vous êtes commerçant et le volume de vos visiteurs si vous cherchez à gagner en visibilité. Notez toutefois que, depuis la décision de la cour de justice européenne de mai 2014, il est possible d’obtenir la suppression d’informations référencées sur le moteur de recherche de Google par le biais du formulaire du “Droit à l’oubli”.

Le but ici est de préserver et d’améliorer la réputation de votre entreprise. Une veille ainsi qu’une vigilance constante sont nécessaires afin d’anticiper et d’optimiser rapidement vos supports de communication, en fonction des retours d’expérience des utilisateurs. Il en va de votre réputation et de votre image. Il est donc impératif d’avoir une stratégie ciblée, claire et bien rodée pour :

  • Uniformiser votre communication.
  • Rester cohérent et crédible dans vos publications
  • Être pertinent dans le choix des outils que vous utiliserez
  • Réguler la fréquence de vos messages afin d’éviter un phénomène d’agacement

Soigner votre stratégie marketing et votre communication

Définir votre stratégie marketing est indispensable à la consolidation de votre communication. Il s’agit ici de planifier les actions à mener afin d’atteindre les objectifs d’acquisitions et/ou de fidélisations de vos prospects. Ces deux axes stratégiques possèdent des étapes communes telles que la scénarisation et la personnalisation de votre message, sa déclinaison sur les supports adéquats (brochures, site web, email, bannières publicitaire, etc…) suivi de l’évaluation de son impact sur votre audience grâce aux outils statistiques d’analyses de performances. Cependant, pour gagner en visibilité vous devrez également manier d’autres leviers tels que :

Le référencement naturel
Le référencement naturel comme son nom l’indique, consiste à référencer votre contenu ou votre marque sur un moteur de recherche. C’est une opération relativement simple qui n’exige qu’une seule chose, “du contenu” et une ligne directrice. En effet, une fois que vous avez clairement identifié la thématique sur laquelle vous souhaitez être référencé, il faudra continuellement prouver aux moteurs de recherche qu’il est pertinent de vous faire remonter dans les résultats de recherche des internautes.

Le référencement marketing
Là ou le référencement naturel ne demande en grande majorité que du temps, de la patience, de la diplomatie et surtout des qualités rédactionnelle – en résumé rien de couteux – le référencement marketing nécessite lui aussi des qualités rédactionnelles, mais cette fois du point de vue du marketeur. Vous devrez en effet rédiger des accroches percutantes pour susciter la curiosité et/ou l’intérêt de vos futurs clients. Une fois votre stratégie définie il faut définir le mode de diffusion de vos annonces publicitaires ainsi que votre budget.

Les campagnes Emailing
Grâce à votre liste de contacts qualifiée vous pouvez avoir recours aux campagnes d’emailing. Vous informez vos prospects, utilisateurs et communautés de votre actualité commerciale et obtenez une visibilité sur les interactions de ces derniers afin de mesurer les performances de votre campagne. Ainsi, vous pourrez évaluer le taux d’ouverture des emails envoyés, le taux de rebond, les clics réalisés, les demandes de désabonnement, les envois passés en indésirable et les envois supprimés par le prospect.

Les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un atout de plus pour mettre en avant votre offre, capturer de nouveaux prospects, suivre les avis des usagers. Tous les réseaux sociaux ne sont pas utilisés de la même manière. Il est important que vous définissiez vos priorités ainsi qu’une communication adaptée à chacun des réseaux sociaux que vous utilisez car ils possèdent des particularités qui en font des vecteurs de diffusion idéaux selon l’audience et la notoriété que vous souhaitez atteindre.

L’acquisition

Elle vous permettra de constituer une base de donnée de prospects ciblés et qualifiés en captant l’attention de votre audience et en incitant cette dernière à vous communiquer ses informations personnelles afin que vous puissiez lui transmettre des offres et des messages personnalisés. Votre audience reste ainsi informée avec du contenu correspondant à son centre d’intérêt.

La fidélisation

Comme son nom l’indique, ce processus a pour principal objectif de fidéliser votre audience ainsi que vos clients, ce qui implique une parfaite connaissance de leurs besoins, de leurs centres d’intérêt et une attention particulière apportée aux critères de satisfaction de ces derniers. Attention, car il est vrai que si un client fidèle peut être un gage de satisfaction, la réciproque n’est pas systématique : un client satisfait n’est pas un gage de fidélité. Il est donc important de garder en tête que la construction d’une relation qualitative avec son audience, est une démarche qui s’inscrit sur le long terme tout comme le référencement naturel.

La gestion des prospects / clients

La gestion de votre base de prospects et clients est une phase importante. La liste de vos contacts doit être correctement formatée afin qu’elle puisse automatiquement alimenter votre base. En effet, automatiser cette opération permet d’éviter les erreurs d’inattention telle que la présence de doublons. Vous devez être en mesure d’identifier et qualifier votre base afin de cibler efficacement vos prospects et clients. Vous pourrez ainsi décliner des actions en adéquation avec leurs besoins et leurs centres d’intérêts. Ceci est d’autant plus vrai qu’à l’heure du tout connecté, les prospects et clients attendent de la réactivité, vous devez être capable de réagir avant que le besoin ne s’exprime! Une gestion ciblée et maîtrisée de vos contacts via des outils CRM (gestion de la relation clients) permettent de mieux anticiper leurs comportements et leurs attentes.

Cibler ses clients ou prospects, c’est d’abord les connaître, puis savoir quand et comment les informer, les solliciter. En dehors des outils qui vont vous permettre de structurer vos actions, il est indispensable de définir votre stratégie « marketing » pour savoir quels outils utiliser, quand, comment, quels moyens mettre en oeuvre afin d’atteindre vos objectifs..

Que se passera t-il après

Il y a des changements qui peuvent être mesurés tout de suite tels que le gain de temps et les économies en fournitures qu’offre la dématérialisation. Cependant, certains aménagements nécessitent plus de temps pour rassembler les données qui vous permettront de mesurer l’efficacité et les performances de votre nouvelle organisation. Rappelez-vous qu’au début de ce chantier, vous aviez réalisé un audit ainsi qu’une analyse de l’existant qui ont permis d’établir un état des lieux de l’activité de la société. Cette étape est très importante et doit être réalisée avec beaucoup de rigueur, car elle permet de révéler les indicateurs de performance. Ainsi, une fois ces indicateurs identifiés vous disposerez de repères qui vous permettront de comparer les gains obtenus entre l’ancienne et la nouvelle organisation de votre société. La collecte des données générées par vos supports de communication, associée aux données générées par vos différents outils permettra d’établir régulièrement des rapports statistiques afin de suivre et piloter l’évolution de vos procédures aussi bien internes, qu’externes.

Emmanuel MOZAR

A propos de Emmanuel MOZAR

En tant qu'expert en développement et architecture applicative, Emmanuel MOZAR a pendant longtemps créé et déployé des solutions applicatives permettant d'automatiser et de fluidifier les procédures métier des entreprises mais également d'améliorer leur communication externe. Que vous soyez une TPE/PME ou une grande entreprise, UBINOV vous accompagne dans l’élaboration de votre stratégie digitale et développe des outils performants pour piloter votre activité.

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